【产品经理有话说】第二期：订单流程管理
在上一期专访中，我们分享了关于生产管理ERP产品体系的搭建，除此之外，订单流程管理对中小企业运营也是至关重要，而数字化转型可以为其带来更高效和智能的解决方案。
本期将为大家分享---生产管理ERP订单流程管理。
主编小云：产品体系的搭建是订单流程能正常运转的基础。
产品经理刘国莉女士：是的，产品确认清楚了，才能进入报价、排产、生产、入库、发货的流程。
我们需要先梳理订单流程会出现的几种情况：
1、销售员下单，系统虽然可以自动带出销售价，但是允许修改，销售价格是否合理需要进行审核；
2、全面支持定制生产会对管理提出一些新的要求，因为定制生产有周期，大多产品具有特殊不通用性的特点，所以对于现款的客户需要收取订金后才能投产；
3、对于一些比较常规的有库存的产品，订单备货后可以直接转入待发货状态，而对于没有库存的产品则需要进行投产；
4、投产时会面临原材料的备料问题，如果都有库存则可以直接进行投产安排，如果关键原材料没有库存，则会发起采购需求，到货完成备料后才能进行排产；
5、生产完成后会自动触发验收入库的任务，入库后如果是现款的客户订单会处于控货状态，需要先收尾款才能发货。
01、关于预留机制
流程看起来是很简单的，对吧？但是其中的设计不简单，涉及到一些很基本的业务逻辑但是又很难管理清楚的问题，首先就是产品与原材料的预留机制。
举一个很简单的例子来说明预留的重要性：
如果我们有A产品50件，客户甲下单30件但还未发货，客户乙也需要30件，客户乙的订单是否能直接发货？
如果订单少，我们可以人工平衡，但是如果量很大的情况下，必须要由系统来自动判断。处理方法就是：建立一个虚拟的预留库，客户甲的订单需求先转到预留库（账面上转实际还是堆放在成品库），那成品库的账面库存就只有20了，客户乙需要30，而库存只有20，系统判定需要投产。
但实际操作过程中很多企业的库管容易将成品库的实际库存与账面库存搞混，而预留的库存到底是给哪些订单留的也分不清楚，要解决这个问题必须在系统上做到预留的转入转出一定要正确没有疏漏，而且也要便于查询让库管能查证。
系统的预留变化节点设计如下：
为了让库管能清楚地核对预留，我们在库存管理中增加了查询预留的功能，可以清晰地看到是为哪一个订单预留的产品。
02、订单报价
根据企业的实际业务，销售的产品主要有三类：
1、自家生产的产品（也可能去购买成品）；
2、外购的辅材；
3、来料加工。
前两类一般都是在一个订单上体现，后者一般会单独开单；所以我们在订单报价页做了2个报价窗口，区分产品明细与辅材明细。
产品明细可以直接通过下拉框选择已有产品，也可以在已有产品上修改参数，系统会自动合成新的品名，因为不同品类的产品参数不同，所以会根据品类自动识别必填参数并展示出来；
如果是产品库中已有的产品，系统会根据产品、客户价格类别，自动匹配他应该享受的价格（销售价/经销价/出厂价），同时如果产品涉及到多单位，也会根据换算比自动计算销售价。
辅材明细则不需要填写参数，直接在库中选择。
报价/开单环节的细节处理：
1、如果是现款客户，可以编制回款计划，如果不编写，则默认在收订签单时收全款。
2、订单报价时可以直接提交审批，也可以暂存后续再提交。
3、如果是自制产品，库中没有的会自动推送到产品认证环节，经过专人认证后正式进入产品库并核算出厂价等。
4、如果涉及到订金，为了简化操作，并准确对应到订单，赊销客户在订单审核后、现款客户在订金确认到款后都会自动生成一个票据金额为零的单据（单据下没有对应的产品，因为这个企业的核算机制是发货后才生成应收款），如果涉及到预收款，欠款金额会体现为负值。
03、订单备货
订单备货是一个重要的分流节点，根据产品实际库存确定是否需要自制/外购；如果是自制，则需要进行投产，如果是外购，则生成成品的采购需求。
如果库存足够，则直接完成预留，也支持部分预留，部分投产。
如果是赊销或尾款结清，预留的部分会出现在待发货清单中，可以提前发货；
外购的辅材则会直接出现在订货需求中，备注为订单备货。
04、生产备料
下达生产计划的同时，系统在后台根据投产数量、产品的厚度，展开面积及材质的密度自动生成主材配额；根据展开面积、成本核算中粉末用量生成粉末定额；根据展开面积算出膜的用量；同时根据纸箱设定的展开面积算出箱子用量。
此时订单流程会根据投产的工单进行流程分支：
采购需求中有2类，订单备货与生产备料，这个备注决定到货登记后的处理方案。
订单流程在生产备料后就中断了，生成了相应的工单与采购需求，后续会通过一些条件去触发相应的流程节点。
05、订货管理
同一个供货商的产品支持批量下采购单，系统会自动合并相同产品的需求，并在需求单上标注对应采购单的ID，采购单到货后可以精准更新需求单对应的工单的备料状态或订单的备货状态。
当然，还有2种情况是不需要做订货的：
1、生成需求后产品库存又够用了，可以做预留补留，并删除相应的采购需求。
2、新增的订货需求，如果之前有多订的货，则可以进行在途并单。
订货管理是一个承上启下的环节，随着到货登记后，生产投产必备的物料会自动预留，就可以投产了，如果是订单备货，则可以在发货管理中看到订单的备货的数量发生了变化。
06、订单发货
发货管理有控货中/待发货/已发货几种状态，系统会根据实际的发货情况更新应收款。
可以将同一客户的订单批量移入发货清单，再登记发货。
订单管理中的挂账金额会同步更新。
订单管理中有几个值得借鉴的点：
1、订单签订后生成一个票据金额为0的销售单，便于挂预收；订单发货后，再写入发货明细，生成应收；
2、订单备货环节根据产品来源确定备货方式，如果自制需要下工单并在下单的同时生成原料定额（如果是更复杂的场景，可以关联BOM单）；
3、订单流程中间可以断开，后续再用条件重新激活，这样显得更简洁；
4、预留机制是推动订单的必要设计，数据一定要准确，否则一切都是空谈；
5、操作尽量简化，能在流程中处理的问题，就一步到位；
6、能复用的程序尽量复用，例如来料加工的订单可以自动并入生产备料环节。
主编小云：生产企业的订单流程看似简单，实际在每个节点都需要有很多思考和程序设计。
产品经理刘国莉女士：是的，订单流程管理也是中小型生产企业的部署难点。能够贴合实际使用场景，解决实质性的问题，才能真正的部署成功！
主编小云：非常感谢您今天与我们分享的宝贵经验和见解。对于那些渴望推动数字化转型的中小企业，无疑会从您的经验中受益匪浅。我们期待着能够在下一期中，聆听您关于生产过程管理方面的分享。
扫描下方二维码，获得更多功能解锁
需求沟通、自定义配置协助、远程演示
联系：19141984807
联系客服