在二十多年的经营历程中，公司领导一直高度重视管理数字化建设，并先后用过多款软件。甚至也专门做过软件定制开发，但由于软件无法打通所有的管理环节，数据无法共享。即便是在门店的考勤数据、经营数据、财务数据都很完备的情况下，人员工资计算仍要耗时一周。纵有先进的管理思想，但却一直苦于没有工具能够帮其提升管理效益。

为进一步提升管理，2018年11月中旬，经该连锁门店店长叶兆勇（顺治网络前同事）引荐，行政人事张永梅经理、公司总经理李源及技术总监罗强与云路天行面谈沟通，最终达成合作。

经过15天左右的开发，云路天行为世友网吧生活馆贴身打造的连锁网吧管理平台上线了。经过半年的部署，他们取得了怎样的部署成果呢？

使用上了数字化管理系统后，最大的改变就是现在可以实时采集数据，公司对于门店经营数据、公司配送采购、费用报销等工作做到了实时汇总，大大的提高了经营分析效率。

刚上软件的时候说实话不顺利。主要原因两点：一是公司之前某些管理不太规范；二是增加了大家一定的工作量。但是考虑到系统对于公司的统一、规范管理是一个很好的提升，同时也是为企业的规模化管理做铺垫。因此，大家都还是积极适应。软件要求从店长到领班，到吧员的每一个人员都要规范习惯。渐渐地，大家都体会到了软件带来的好处。

对店长而言，以往最繁琐的工作就是手工录入基础数据和做相关统计，需要耗费大量的时间，精力。而且还容易出错。现在通过系统，很多工作都是直接分配到门店人员，通过日常工作就完成了基础的数据采集，简化了很多工作，以前需要手工做的数据，现在可直接导出或者在线打印。

门店设备管理以前也是一大难点。现在通过系统，每个门店的设备详情，大至电脑、厨房设备，小至鼠标，设备的型号，以及设备返修情况全都进入实时进入了平台，设备的变动情况也和相关人员，具体时间节点挂钩。真正做到了实时可查，源头可追溯。作为店长，我对门店的设备现状情况，维护人员的具体工作通过系统都做到了心中有数，一目了然。

数字化改造对于门店而言，现阶段已经实现了精细化实时管理；对于店长而言，使我能从基础、繁琐的事务性工作中解放出来，能投入更多的精力思考、管理门店的其他层面事物。

以往财务工作最繁琐的就是数据的采集、统计和分析。现在门店收款员存款后将凭证拍照上传，提交交款申请，自动生成待复核的工作流，财务环节核对后进行确认，自动关联资金账户余额，同时生成资金流水账，减少了财务环节的工作。

以往各门店的成本及经营数据需要财务进行统计、分析、验算，并制成表格给到各门店股东。而现在各门店报表数据实时生成，周一例会只需要在线打印报表即可，无需人为去统计验算，减少了数据核算的人力成本支出。公司统一支付的门店费用可以进行一次性登记，自动进行分摊核算门店成本，各股东也可以通过股东号登陆查询其所属门店的相关报表，真正实现了数据的一次录入全面共享，为管理层提供有效的分析依据。

以往的人事变动需要店长上报，因而总公司无法及时了解人员变动情况。而现在人员档案的维护权限直接下放到门店店长手中，由店长进行人员资料的日常维护，能第一时间了解到在职人员情况，离职人员的档案资料也可以保存在系统中，方便随时查看，离职员工重新回到岗位也可以实现一键复职；

店长上报人事变动的方式，存在信息滞后的问题，社保变更无法及时处理。而现在员工社保的购买和减少由店长发起申请，再由张经理进行审批处理自动关联员工档案的社保情况，员工的考勤、岗位评分绩效也由各环节人员进行分散采集后自动汇总，最终实现工资的一键核发，大大减少了人为操作造成的数据错误。

门店人员配置方面，为了减少门店闲置岗位，总公司在门店固定的人员配置之外，专设了代班组，在门店员工休假时接替门店工作，既保证了门店员工的正常休息，又保证了门店服务不受影响。总公司代班组的岗位设置，实现了门店资源的合理配置，减少闲置岗位以保证股东利益最大化。

门店核算方面，总部根据代班人员所在门店的工作时长来核算绩效与成本，在代班人员往来于多家门店的情况下，每个门店的成本核算清晰明了。

以往门店经营数据需要由总公司对各个阶段的数据进行统计，并制表交付给股东代表查看。虽然股东能够了解门店经营情况，但无法实时了解门店最新的经营状况。为了便于股东实时了解门店情况，公司为每位股东开通了账号，股东可实时查看门店最新的经营数据。经营数据透明公开，让股东更放心。

在软件部署期间，他们不断地对管理流程进行一次又一次的梳理，由最初的保证每个环节流程走通，到根据实际情况进行调整，再到每一个环节的功能优化。现如今，世友网吧连锁的管理已经从粗放化到精细化的阶段。