通过核心业务推动系统落地

安徽奇妙点信息技术有限公司，是一家从电竞酒店行业成长起来的酒店管理系统及智能设备供应商，其“选住数智化酒店解决方案”在业内具有相当的知名度，客户规模超5000+，电竞酒店行业的市场占有率超过80%，并获得了资本的亲睐，美团等互联网大厂争相向其投资。
随着股权结构的变化，企业需要将以前独立的软件业务与智能化硬件业务并账管理，本着一体化管理的需求，以及其重要的投资人关注云路天行多年积累的信任，最终选择了与云路天行合作。

分期部署，快速实施

企业采用了分期部署的策略，决定先将进销存、财务、项目管理三部分跑通，保证核心业务正常运行，再逐步推进其它应用模块落地。负责实施的工程师通过多次线上会议沟通，基本摸清了企业的管理诉求，结合多年积累的开发实施经验，利用自研的低代码平台，快速搭建了订单管理流程、项目工单管理及核算系统、OA报销流程，并针对管理上的痛点提出了各种相应的解决方案。

期初数据规整导入，保证业务无缝衔接

开发完成只是迈出了一小步，如何保证切换后前期的数据能无缝对接进来，我们在期初数据的整理与导入上做了很多工作：

1、酒店智能化项目周期很长，要保证历史项目能顺利地接入系统，专门开发了历史项目导入程序，保证历史项目的合同金额、挂账金额、已产生的成本清楚明白，并强化了销售退换补程序保证后期产生的销售及成本能并入同一项目管理核算；

2、由于以前软件与硬件管理是分开的，没有一套完整的客户档案。软件业务只能提供一份客户充值续费流水，我们的运营顾问根据软件的流水账为其整理出一份初步的客户资料，工程师编写具有去重能力的导入程序将客户资料导入系统，再结合硬件的历史项目名称形成了一份完整的客户档案；对于客户更名操作写入日志并对已更名客户红色警示，鼠标悬停提示更名历史，解决了长期客户名称乱改后的追溯问题，进一步规范了客户资源的管理；

3、帮助客户创建产品体系，导入产品库存，同时引入了零成本产品概念管理自研的软件产品，增加了核算成本的概念解决了软件成本核算的问题。

加强运营指导，保证数据准确无误

进入了正式运行阶段后，面临每天海量数据录入，操作人员对软件使用不熟悉等问题，需要我们及时进行操作指导并适时调整相关功能：

1、要求同一类型的第一笔业务处理都要咨询运营顾问再操作，虽然前期进行了使用培训，但真正用起来不会用是常事，通过这个办法解决了一部分问题；

2、针对实际的业务场景，在系统现有功能内建议最优的解决方案；

* 针对定向采购直接由厂家向客户发货的情况，增加了虚拟库的设计，用于区分出货路径；
* 针对采购金额的大小，决定是否需要审批，支付了预付款的，订货到货后可以自动冲抵；

3、错误操作是难免的，对于已产生的误操作，修复数据调整流程、加强限制减少出错
例如项目结算需要所有费用、佣金、开票等事务结清，但事实上未结清就推进到成本核算的情况屡屡发生，导致项目核算不准；于是增加业务申请核算的节点设计，申请后就锁账，不再允许上述操作；

4、严密监测资产负债异动，及时排查问题，保证数据准确可靠！
云路天行系统有一个特别的能力，就是动态进行资产负债校核，如果账务上出现任何问题系统都会自动报警，我们提示企业财务负责人密切关注，系统上线后一共出现了三次资产负债异常，原因分别是由于导入的历史数据被修改，造成期初数据变化引起异常（应限制对历史数据进行订单修改），还有就是系统的自动退货模式存在BUG导致产生的价差没有写入；还有一次也是因为软件的BUG导致修改订单出现应收款金额有误，面临这样的问题我们没有逃避，而是花了很多时间来查找引起问题的原因，查到原因后清楚明白地向客户说明情况并修复数据，修正BUG，让客户对云路天行产生信赖。

通过定制开发，不断深化应用

业务数据跑通后，首先根据企业的实际业务场景再次调整优化相关功能，例如退换补从直接出入库变为挂账后手工审核出库；整合采购与进货，按金额大小确定是否发起审批流程；对于已竣工结算的项目产生的材料领用与服务费用，并入项目统一核算但又要能区分等等；
其次就是配合企业新的管理方案，提供系统能力支持，开发了季度软件提成审批程序，可以按员工，按任务完成量，按已发放的情况自动生成销售员的季度提成，大大节省了核算工作量并提高了准确度；

此外考虑到云路天行主要偏向于业务侧的数据，财务凭证与报表这一方面不够专业，通过开发与金蝶的数据接口，将销售、采购、收付款、费用支付等数据实时同步到金蝶，自动生成凭证，解放手工录入凭证的繁琐工作；

企业还有大量业务前期未纳入管理，例如软件服务工单管理，我们建议其配合企业微信群来加强管理，提高效率，现在相关负责人也在考虑开发集成到云路天行。

客户评价

总而言之，奇妙点的部署思路值得肯定，先将核心业务数据迁移过来，所有业务以系统为准，不用系统就无法正常工作；同时配合绩效考核将员工与系统的使用进行绑定（没有走项目工单流程就无法报销费用，没有走工单流程就无法核算工程人工），让更多的人参与使用；现有功能运行良好后再向其它业务逐步推进，最终达到一套系统满足企业所有管理需求的终极目标！